Reportes de obra en Neodata para dirección general

Cómo se arma hoy el reporte para dirección

Cada semana, dirección general necesita dos respuestas: qué obras requieren atención y dónde va a terminar cada una contra su presupuesto. En muchas constructoras que usan Neodata, alguien de costos arma el reporte que las da: exporta lo que necesita, lo cruza en Excel y lo presenta en una hoja o en un tablero. Funciona, y quien lo arma suele conocer las obras mejor que nadie.

El trabajo pesado no es exportar, es cruzar. Así lo describe quien hacía ese trabajo en Prohabimex:

Cada obra tiene su presupuesto, sus contratos y sus estimaciones y facturas en módulos distintos de Neodata, y el reporte tiene que juntarlos para todas las obras a la vez. En ese cruce se cuelan dos errores que no marcan nada en rojo.

Qué debe mostrar el reporte de cada obra

Para contestar las dos preguntas, el reporte necesita tres piezas de cada obra:

• El presupuesto: el costo con el que se aprobó la obra, por partida y por concepto.
• Los contratos firmados: subcontratos y órdenes de compra, que Neodata llama pedidos. Juntos son el comprometido: lo que ya se contrató, aunque todavía no se haya estimado ni facturado.
• Lo ejercido: las estimaciones autorizadas, las facturas con orden de compra y las facturas sin orden de compra. Es el costo que la obra ya reconoció.

Con esas tres piezas, el reporte dice de cada obra cuánto lleva ejercido, cuánto ya está contratado y dónde va a terminar. Esa última cifra es el costo final proyectado, que sale de cruzar las tres piezas renglón por renglón y tiene su propio artículo.

Y todo con la misma fecha de corte para todas las obras, para que dirección pueda compararlas entre sí.

Primer error: la estimación que cuenta dos veces

Cuando un contratista cobra avance, se autoriza su estimación. Días o semanas después, el contratista emite la factura de esa estimación, y administración la captura en Neodata junto con las facturas de proveedores. No es costo nuevo: es el documento fiscal de una estimación que ya se autorizó.

Un ejemplo, con cifras ilustrativas y sin IVA. Una obra lleva $30 millones en estimaciones autorizadas. Los contratistas ya facturaron $28 millones de ellas; los otros $2 millones están autorizados y todavía sin factura.

Un reporte que suma las estimaciones autorizadas y, aparte, todas las facturas de proveedores cuenta esos $28 millones dos veces: $30 + $28 = $58 millones de costo de subcontratos, cuando la obra lleva $30 millones.

Nada lo delata: $58 millones se ven tan razonables como $30 en una obra grande. Y el error crece justo cuando administración trabaja mejor, porque entre más facturas captura a tiempo, más se infla el reporte.

Segundo error: la obra autorizada que no aparece

La corrección obvia es leer solo facturas: una tabla, una regla, nada que duplicar. Pero la obra de un contratista es costo desde que se autoriza su estimación, no desde que llega su factura, así que un reporte que solo lee facturas no ve la obra autorizada hasta que administración captura la factura.

En el ejemplo, ese reporte muestra $28 millones. Faltan $2 millones de obra que ya se ejecutó, se revisó y se autorizó. Y el hueco no se cierra: mientras la obra avance, siempre habrá estimaciones autorizadas esperando su factura.

Con el material es distinto: ahí la factura de la orden de compra sí es el primer momento en que hay costo. Por eso el reporte toma cada documento cuando el costo se vuelve real, y en el ejemplo el número correcto es $30 millones: cada estimación una vez, cuando se autoriza, y ninguna de sus facturas encima.

¿No me lo da ya Neodata?

Neodata guarda cada pieza: el presupuesto, los subcontratos y las órdenes de compra, las estimaciones y las facturas. Lo que dirección necesita no es una pieza sino el cruce, obra por obra, y su número depende de qué cuenta y qué deja fuera. Lo haga quien lo haga, en Excel, en un tablero o en Kaltia, el cruce tiene que contar cada estimación el día que se autoriza y dejar fuera esto:

• La factura de cada estimación: su estimación ya cuenta.
• Las estimaciones sin autorizar y los documentos cancelados.
• Las órdenes de compra sin factura: son comprometido, no ejercido.
• Las entradas de almacén: el material ya cuenta con su factura, y contarlo otra vez al recibirlo lo duplicaría.
• El IVA: todo el cruce va sin IVA.

Si estás evaluando llevar Neodata a un tablero, en Kaltia vs Power BI comparamos los dos caminos.

Cómo lo resuelve Kaltia

Kaltia lee tu Neodata cada mañana, antes de que empiece la jornada, con acceso de solo lectura: tu equipo sigue capturando en Neodata y ahí nada cambia. Cuenta cada estimación cuando se autoriza y nunca vuelve a contar su factura, y el material entra con la factura de su orden de compra. Ese es el Costo Ejercido a la Fecha de cada obra.

Con el presupuesto y los contratos de la misma lectura, Kaltia calcula el Costo Final Proyectado y la Desviación Proyectada por obra, por partida y por concepto: qué obras se proyectan por arriba de su presupuesto, y por cuánto. La estimación que se autorizó ayer ya está en el número de hoy. Así se ve en el tablero de control de costos de obra.

Quien hoy arma el cruce deja de armarlo, y puede dedicar ese tiempo a explicar por qué una obra se desvía.

Cuándo tu reporte en Excel es suficiente

Un reporte armado a mano sigue siendo buena opción cuando se cumplen tres condiciones:

• Llevas pocas obras, y cruzar cada una cabe en una tarde.
• Quien lo arma conoce las dos trampas: no suma las facturas de estimación y no espera la factura para contar una estimación autorizada.
• Dirección revisa las obras una vez al mes, y el número del cierre le alcanza para decidir.

Si se cumplen, el reporte cuesta poco y se equivoca poco. Cuando crece el número de obras, se va quien conoce las trampas o dirección necesita decidir cada semana, el mismo reporte empieza a llegar tarde o a contar mal.

Lo que este reporte no te dice

Es un reporte de costo contra presupuesto. Deja fuera tres cosas que dirección también decide, y conviene tenerlas claras antes de llevarlo a la junta:

• El precio de venta. El reporte mide contra lo presupuestado, no contra lo que vendiste. Si un sobrecosto lleva una obra a pérdida, se sabe al ponerlo junto a su precio de venta.
• El efectivo. Lo ejercido es costo reconocido, no dinero que ya salió del banco: una estimación autorizada cuenta como costo desde ese día, aunque se pague después.
• El programa de obra. El costo se mueve cuando alguien firma un contrato o registra un documento. Una obra que va detrás de su programa, con todo contratado a presupuesto, se ve en presupuesto aunque el tiempo extra le vaya a costar. Para verlo, hay que leerlo junto al avance contra el programa.

Comparación resumida

Las dos formas parten de los mismos documentos de Neodata. Cambia quién aplica las reglas del cruce, y cada cuánto.