Costo final proyectado: qué es y cómo se calcula en obra

Por qué lo ejercido contra el presupuesto se ve bien a media obra

Muchas constructoras siguen el costo de sus obras así: alguien de costos saca del ERP lo ejercido por partida, lo pone junto al presupuesto en Excel o en Power BI, y dirección revisa el porcentaje. Es un buen reporte para saber cuánto de la obra ya se convirtió en costo. Lo que no dice es dónde va a terminar.

La razón está en lo que compara. Lo ejercido es un número parcial: solo crece cuando se autoriza una estimación o se registra una factura. El presupuesto es un número completo: ya contiene toda la obra. Mientras una partida no se termina, su ejercido casi siempre está por debajo de su presupuesto, aunque el contrato que la cubre se haya firmado por arriba.

Un ejemplo, con cifras ilustrativas y sin IVA. Una obra con Presupuesto Base de $100 millones lleva $40 millones de Costo Ejercido a la Fecha. El reporte marca 40% ejercido y ninguna partida en rojo. Con esa hoja no hay forma de saber si la obra va a terminar en $100 o en $108 millones, porque no mira los contratos que ya se firmaron.

La comparación se pone en rojo hasta que el sobrecosto llega en estimaciones y facturas, y para entonces queda poca obra por comprar con qué compensarlo. Una desviación que ves tarde ya se volvió sobrecosto.

Cómo se calcula el costo final proyectado

El costo final proyectado es lo que la obra va a costar al terminar, con lo que se sabe hoy. Para cada renglón del presupuesto toma el mayor de tres números:

• Comprometido: los subcontratos y las órdenes de compra firmados. Un contrato firmado es la mejor evidencia de lo que va a costar ese alcance, diga lo que diga el presupuesto.
• Presupuesto: la obra que todavía no se compra se queda en su presupuesto. Sin ese piso, una obra sin compras proyectaría $0.
• Ejercido: estimaciones autorizadas y facturas de órdenes de compra, sin IVA. Si llega un costo sin un contrato que lo explique, también cuenta.

Se calcula renglón por renglón y después se suma. El orden importa: así, el presupuesto que falta comprar en un renglón nunca esconde el sobrecosto de otro.

Sigamos con el ejemplo ilustrativo, sin IVA. La partida de estructura tiene $20 millones de presupuesto y su subcontrato se firmó por $28 millones; lleva $10 millones en estimaciones autorizadas. El resto de la obra suma $80 millones de presupuesto, $35 millones comprometidos y $30 millones ejercidos, sin ningún renglón por arriba de lo presupuestado.

• Estructura: el mayor de $20, $28 y $10 millones es $28 millones.
• Resto de la obra: cada renglón queda en su presupuesto, $80 millones en total.
• Costo Final Proyectado: $28 + $80 = $108 millones. Sobrecosto proyectado: $8 millones. Desviación Proyectada: $8 millones sobre presupuesto.

Si el mismo cálculo se hiciera sobre los totales de la obra, el mayor de $100 millones de presupuesto, $63 millones comprometidos y $40 millones ejercidos daría $100 millones. Los $45 millones que faltan por comprar en el resto de la obra esconderían los $8 millones, y la obra se vería en presupuesto.

Cómo leerlo: $0 de desviación no siempre es buena noticia

En el costo final proyectado, la obra que falta comprar vale exactamente su presupuesto. Por eso, al arrancar una obra, con nada comprado, cada renglón está en su presupuesto y la Desviación Proyectada es $0. No quiere decir que la obra vaya bien. Quiere decir que todavía no hay compras que la muevan.

La regla de lectura: ponlo siempre junto a cuánto del presupuesto ya está comprometido. En una obra de $100 millones (ilustrativo, sin IVA), $0 de desviación con $5 millones comprometidos y $0 con $85 millones comprometidos son hallazgos opuestos. El primero todavía no dice nada; el segundo dice que casi toda la obra ya se compró dentro de presupuesto.

Y comprar un renglón por debajo de su presupuesto no baja el costo final proyectado: ese renglón se queda en su presupuesto, a propósito, para no dar por ganada una diferencia que todavía puede perderse.

¿No me lo da ya mi ERP?

Las piezas ya están en tu ERP: el presupuesto, los subcontratos y las órdenes de compra, y las estimaciones y facturas que forman lo ejercido. El costo final proyectado sale de cruzar presupuesto, compromisos y ejercido renglón por renglón.

Si usas Neodata, lo que ahí se llama Presupuesto Control es el presupuesto aprobado: las cantidades y los costos originales de cada concepto. Es el Presupuesto Base de este cálculo, no un costo final proyectado, aunque el nombre se preste a confusión.

Si tu equipo lo arma en Excel al cierre de mes, funciona. Lo que cuesta es que el número llega tarde: un subcontrato firmado el día 3 por arriba de su presupuesto aparece hasta el reporte del cierre, casi un mes después, y en cada cierre alguien vuelve a exportar y a cruzar.

Kaltia lee tu ERP cada mañana, antes de que empiece la jornada, con acceso de solo lectura, y calcula el Costo Final Proyectado y la Desviación Proyectada por obra, por partida y por concepto. El subcontrato que se registró ayer ya está en el número de hoy. Así se ve en el tablero de control de costos de obra, y en un demo lo ves con tus propias obras.

Lo que el costo final proyectado no te dice

Es un número de compromisos: se mueve cuando alguien firma un contrato o registra un costo. Eso deja tres cosas fuera, y conviene tenerlas claras antes de llevarlo a una junta.

• El programa de obra. Una obra que va tres meses detrás de su programa, con todo comprado a presupuesto, sigue proyectando en presupuesto, aunque el tiempo extra le vaya a costar. Para verlo, hay que leerlo junto al avance contra el programa.
• Las aditivas aprobadas. El Presupuesto Base es el presupuesto original, así que una aditiva aprobada llega como compromiso sin el aumento de presupuesto que la acompaña y cuenta como Sobrecosto proyectado, aunque nadie haya comprado caro. Lo mismo pasa con un insumo que se compra sin estar en la matriz de ningún concepto: entra completo, contra un presupuesto de $0.
• El precio de venta. El cálculo mide contra lo presupuestado, no contra lo que vendiste. A la pregunta de cómo saber si una obra va a salir en pérdida antes de terminarla, responde con cuánto va a costar por arriba de su presupuesto. Si ese sobrecosto la lleva a pérdida depende de su precio de venta: para saberlo, hay que ponerlo junto a lo que vendiste.

Y lo ejercido contra el presupuesto no sobra: es el número correcto para saber cuánto costo ya se reconoció en cada partida. Lo que no hace es decir dónde va a terminar la obra.

Comparación resumida

Los dos números salen de los mismos documentos de tu ERP. Cambia la pregunta que contestan: cuánto llevas, o dónde vas a terminar.